Basics of Working as a Foreman (Process Manager)

職長しょくちょうとして働はたらくための基本きほん

Food Manufacturing (SSW 2) · 飲食料品製造業（2号） · Written by Tokutei Pass based on the official study texts; not copied verbatim.

日本にほんでの生活習慣せいかつしゅうかんと永住許可えいじゅうきょかの要件ようけん

Living Habits in Japan and Requirements for Permanent Residence

特定技能とくていぎのう2号ごうは在留期間ざいりゅうきかんの更新回数こうしんかいすうに制限せいげんがなく、素行善良そこうぜんりょう・独立生計どくりつせいけい・国益適合こくえきてきごう（原則げんそく10年以上ねんいじょう在留ざいりゅうや納税義務履行のうぜいぎむりこうなど）の要件ようけんを満みたせば永住許可えいじゅうきょかを申請しんせいできます。

Specified Skilled Worker (ii) has no limit on the number of period-of-stay renewals, and holders can apply for permanent residence if they meet the requirements of good conduct, independent livelihood, and conformity with national interests (in principle, 10+ years of residence, fulfilling tax and insurance obligations, etc.).

日本にほんで生活せいかつし続つづけるには継続的けいぞくてきな日本語学習にほんごがくしゅうと生活習慣せいかつしゅうかんの習得しゅうとくが不可欠ふかけつであり、職長しょくちょうは後輩こうはいの外国人作業員がいこくじんさぎょういんにも生活せいかつマナーを指導しどうします。

Continuous Japanese language learning and acquiring Japanese living habits are essential to continue living in Japan, and foremen also guide junior foreign workers in daily manners.

家庭かていごみの分別区分ぶんべつくぶんや収集日しゅうしゅうびは住すんでいる自治体じちたいごとに異ことなるため確認かくにんが必要ひつようです。また、集合住宅しゅうごうじゅうたくでは夜間やかんの入浴にゅうよくや洗濯機せんたくきの騒音そうおんで近隣住民きんりんじゅうみんに迷惑めいわくをかけないよう配慮はいりょします。

Household garbage sorting categories and collection days differ by municipality, so you must check local rules. In apartment buildings, be considerate not to disturb neighbors with late-night bathing or washing machine noise.

水洗すいせんトイレでは配管はいかんの詰つまりや故障こしょうを防ふせぐため、備そなえ付つけのトイレットペーパー以外いがいの紙類かみるいや異物いぶつを流ながしてはいけません。外出時がいしゅつじは手洗てあらい後ごにふけるよう自分用じぶんようの清潔せいけつなハンカチを持参じさんします。

In flush toilets, never flush paper other than the provided toilet paper or foreign objects to prevent pipe clogging and breakdowns. When going out, carry your own clean handkerchief to dry your hands after washing.

Key points

永住許可申請えいじゅうきょかしんせいには、素行善良そこうぜんりょう・独立生計どくりつせいけい・国益適合こくえきてきごう（原則げんそく10年以上ねんいじょう在留ざいりゅうや納税のうぜいなど）の3要件ようけんを満みたす必要ひつようがある。
Applying for permanent residence requires meeting three conditions: good conduct, independent livelihood, and conformity with national interests (10+ years of stay, paying taxes, etc.).
ごみの分別区分ぶんべつくぶんは自治体じちたいのルールに従したがい、水洗すいせんトイレにはトイレットペーパー以外いがいを流ながさない。
Follow municipal rules for garbage sorting, and never flush anything other than toilet paper down flush toilets.
夜間やかんの生活音せいかつおんへの配慮はいりょや清潔せいけつなハンカチの持参じさんなど、日本にほんの生活習慣せいかつしゅうかんを自みずから守まもり後輩こうはいにも指導しどうする。
Observe Japanese living habits yourself—such as avoiding nighttime noise and carrying a clean handkerchief—and teach them to junior workers.

Word	Meaning
永住許可えいじゅうきょか	permanent residence permission
素行善良そこうぜんりょう・独立生計どくりつせいけい	good conduct, independent livelihood
国益適合こくえきてきごう	conformity with the national interest
自治体じちたい・分別区分ぶんべつくぶん	municipality, garbage sorting category
近隣住民きんりんじゅうみん	neighboring residents

職長しょくちょうへの期待きたいと現場管理げんばかんりの柱はしら

Expectations for Foremen and Pillars of On-Site Management

製造現場せいぞうげんばを預あずかる工程管理者こうていかんりしゃ（職長しょくちょう）には、「品質管理ひんしつかんり」「生産管理せいさんかんり」「安全衛生管理あんぜんえいせいかんり」「人材育成じんざいいくせい」という4つの主要しゅような管理業務かんりぎょうむがあります。

A process manager (foreman) entrusted with the manufacturing floor has four major management duties: Quality Management, Production Management, Safety and Health Management, and Human Resource Development.

現場管理げんばかんりでは、安全衛生あんぜんえいせいと食品安全しょくひんあんぜんを最優先さいゆうせんの土台どだいとしたうえで、Q（品質ひんしつ）・C（コスト）・D（納期のうき）をバランスよく達成たっせいします。

In on-site management, occupational safety and health and food safety are placed as the top-priority foundation, upon which Q (Quality), C (Cost), and D (Delivery) are achieved in good balance.

職長しょくちょうは「職場しょくばのモデル」として手洗てあらいや保護具着用ほごぐちゃくよう・作業手順さぎょうてじゅんを率先そっせんして守まもり、作業員さぎょういんには手順てじゅんだけでなくルールの目的もくてきや意味いみを説明せつめいして納得なっとくして守まもらせます。

As a 'workplace role model,' the foreman takes the lead in handwashing, wearing protective gear, and following procedures, while explaining not just the steps but also the purpose and meaning of rules so workers follow them with conviction.

中間ちゅうかんのリーダーとして上司じょうしへ「報告ほうこく・連絡れんらく・相談そうだん（報連相ほうれんそう）」を行おこなう際さい、トラブル時じは直ただちに第一報だいいっぽうを報告ほうこくし、相談時そうだんじは「自分じぶんはこう判断はんだんしたいがよいか」と考かんがえを持もって相談そうだんします。

As a middle leader practicing 'Reporting, Communicating, and Consulting (Hou-Ren-Sou)' with superiors, make an immediate initial report when trouble occurs, and bring your own proposed judgment ('I would like to judge it this way; is that alright?') when consulting.

Key points

職長しょくちょうの4大管理業務だいかんりぎょうむは「品質管理ひんしつかんり・生産管理せいさんかんり・安全衛生管理あんぜんえいせいかんり・人材育成じんざいいくせい」であり、安全衛生あんぜんえいせいと食品安全しょくひんあんぜんを最優先さいゆうせんの土台どだいとしてQCDを達成たっせいする。
The foreman's four major duties are Quality Management, Production Management, Safety and Health Management, and HR Development, achieving QCD on the top-priority foundation of safety and food hygiene.
職長自身しょくちょうじしんが率先そっせんして手本てほんを示しめし、ルールの目的もくてきや意味いみを説明せつめいして作業員さぎょういんに納得なっとくして守まもらせる。
Lead by example and explain the purpose and meaning of rules so workers understand and comply.
異常時いじょうじは隠蔽いんぺいせず直ただちに第一報だいいっぽうを報告ほうこくし、上司じょうしへの相談そうだんは自分じぶんなりの判断案はんだんあんを持もって行おこなう。
Never cover up abnormalities—report the first update immediately, and consult superiors with your own proposed idea.

Word	Meaning
工程管理者こうていかんりしゃ（職長しょくちょう）	process manager (foreman)
品質管理ひんしつかんり・生産管理せいさんかんり	quality management, production management
安全衛生管理あんぜんえいせいかんり・人材育成じんざいいくせい	safety and health management, human resource development
納期のうき（QCD）	delivery deadline (Quality, Cost, Delivery)
率先そっせん・模範的行動もはんてきこうどう	taking the lead, exemplary behavior

日常業務にちじょうぎょうむの監督かんとく・改善かいぜんと人材育成じんざいいくせい（OJT）

Daily Supervision, Improvement, and On-the-Job Training (OJT)

職長しょくちょうには、現場げんばを監督かんとく・指示しじするための「5つの能力のうりょく」（技能ぎのう・技術的能力ぎじゅつてきのうりょく、リーダーシップ能力のうりょく、コーチング能力のうりょく、コミュニケーション能力のうりょく、問題解決能力もんだいかいけつのうりょく）が求もとめられます。

Foremen need 'five abilities' to supervise and instruct on-site: technical/skill ability, leadership ability, coaching ability, communication ability, and problem-solving ability.

日常監督にちじょうかんとくでは、「作業前さぎょうまえ」に作業指示書確認さぎょうしじしょかくにん・健康点検けんこうてんけん・KYT、「作業中さぎょうちゅう」に現場げんばパトロール（巡視じゅんし）と進捗調整しんちょくちょうせい、「作業後さぎょうご」に結果確認けっにかくにんと整理整頓せいりせいとん・対面たいめんと書面しょめんでの引継ひきつぎを行おこないます。

In daily supervision: 'Before work,' check work instructions, health, and conduct KYT; 'During work,' patrol the floor and adjust progress; 'After work,' check results, perform 5S, and conduct shift handovers both in writing and face-to-face.

改善かいぜんでは「三現主義さんげんしゅぎ（現場げんば・現物げんぶつ・現実げんじつ）」で事実じじつを確たしかめ、「3M（ムリ：過度かどな負荷ふか、ムダ：付加価値ふかかちを生うまない動作どうさ、ムラ：時間帯じかんたいや人ひとによるばらつき）」をなくしてPDCAサイクルのA（処置しょち・標準化ひょうじゅんか）へつなげます。

For improvement, verify facts through the 'Three Actuals Principle (actual site, actual item, actual situation),' eliminate the '3Ms (Muri: overload, Muda: non-value-adding waste, Mura: unevenness by time or worker),' and connect findings to 'A (Act: corrective action and standardization)' in the PDCA cycle.

OJTでは「指導計画しどうけいかくを立たてる→やってみせて説明せつめいする→やらせてみる→改善点かいぜんてんを伝つたえて習熟度しゅうじゅくどを確認かくにんする」手順てじゅんで進すすめ、新人しんじんにはティーチング、慣なれてきたら自発的行動じはつてきこうどうを促うながすコーチングを使つかい分わけます。

Conduct OJT by 'making a plan → demonstrating and explaining → letting them try → giving feedback and checking proficiency,' using teaching for newcomers and coaching to encourage initiative as they gain proficiency.

Daily Supervision, Improvement, and On-the-Job Training (OJT)

Key points

作業前さぎょうまえ（指示書確認しじしょかくにん・KYT）、作業中さぎょうちゅう（現場巡視げんばじゅんし・進捗管理しんちょくかんり）、作業後さぎょうご（結果確認けっにかくにん・整理整頓せいりせいとん・書面しょめんと口頭こうとうでの引継ひきつぎ）を確実かくじつに行おこなう。
Reliably execute pre-work checks (instructions, KYT), during-work patrols and progress adjustments, and post-work result checks, 5S, and written/oral handovers.
三現主義さんげんしゅぎ（現場げんば・現物げんぶつ・現実げんじつ）と3M（ムリ・ムダ・ムラ）の視点してんでPDCAサイクルを回まわし、A（Act）で再発防止さいはつぼうしと標準化ひょうじゅんかを行おこなう。
Run the PDCA cycle using the Three Actuals Principle and the 3Ms (Muri, Muda, Mura), implementing recurrence prevention and standardization in 'Act.'
OJTは「計画けいかく→実演説明じつえんせつめい→実施じっし→評価ひょうか・フォロー」で進すすめ、習熟度しゅうじゅくどに応おうじてティーチングとコーチングを使つかい分わける。
Proceed with OJT through Plan → Demonstrate/Explain → Practice → Evaluate/Follow up, switching between teaching and coaching according to proficiency.

Word	Meaning
コーチング・ティーチング	coaching, teaching
三現主義さんげんしゅぎ（現場げんば・現物げんぶつ・現実げんじつ）	Three Actuals Principle (actual site, actual item, actual situation)
ムリ・ムダ・ムラ（3M）	overburden (Muri), waste (Muda), unevenness (Mura)
進捗管理しんちょくかんり・応援配置おうえんはいち	progress management, assigning extra help
実演じつえん・習熟度しゅうじゅくど	demonstration, skill proficiency

ていねいな情報伝達じょうほうでんたつとハラスメント防止ぼうし

Careful Information Communication and Harassment Prevention

外国人がいこくじんを含ふくむ多様たような作業員さぎょういんには、文化ぶんかや宗教しゅうきょうの違ちがいを尊重そんちょうしつつ安全衛生あんぜんえいせいルールを全員公平ぜんいんこうへいに守まもらせます。曖昧あいまいな代名詞だいめいしや略語りゃくごを避さけ、「やさしい日本語にほんご」や写真しゃしん・イラストを用もちいて復唱ふくしょうや質問しつもんで理解度りかいどを確認かくにんします。

With diverse workers including foreign nationals, respect cultural and religious differences while ensuring everyone fairly follows safety and hygiene rules. Avoid vague pronouns or abbreviations; use 'Easy Japanese,' photos, and illustrations, and confirm understanding through repeating back (fukushou) or questions.

作業員さぎょういんが標準作業手順書ひょうじゅんさぎょうてじゅんしょ（SOP）どおりに作業さぎょうできていないときは、「手順てじゅんがやりにくいのか・理由りゆうを知しらないのか」を聴きき取とり、理由説明りゆうせつめいと作業環境改善さぎょうかんきょうかいぜんを両面りょうめんから行おこないます。

When workers are not following Standard Operating Procedures (SOP), ask whether 'the procedure is hard to perform or they do not know the reason,' and address both explaining the reason and improving the work environment.

作業上さぎょうじょうの指示しじは普段ふだんの雑談ざつだんと口調くちょうを区別くべつして伝つたえ、ルール違反いはんはその場ばで具体行動ぐたいこうどうを指摘してきし、良よい行動こうどうや改善提案かいぜんていあんは皆みなの前まえで正当せいとうに評価ひょうか・承認しょうにんしてほめることで意欲いよく（モチベーション）を高たかめます。

Distinguish work instructions from casual chat in your tone of voice; point out specific unsafe actions on the spot with reasons, and praise good actions or improvement proposals in front of everyone to boost motivation.

職場しょくばのハラスメント（パワハラ・セクハラ・マタハラ・ケアハラ）は、加害者かがいしゃに「指導しどうのため」という意識いしきがあって自覚じかくがなかったり、被害者ひがいしゃが人間関係にんげんかんけいを気きにして相談そうだんしにくかったりするため表面化ひょうめんかしにくく、職長しょくちょうの日常的にちじょうてきな配慮はいりょが重要じゅうようです。

Workplace harassment (power, sexual, maternity, and care harassment) rarely surfaces because perpetrators often lack awareness thinking it is 'for guidance,' while victims hesitate to consult out of concern for workplace relationships—making daily consideration by the foreman vital.

Key points

「やさしい日本語にほんご」や視覚資料しかくしりょう・実演じつえんを使つかい、復唱ふくしょうや質問しつもんによって相手あいての理解度りかいどを確認かくにんする。
Use Easy Japanese, visual aids, and demonstrations, and verify understanding by having workers repeat back instructions or ask questions.
手順不遵守てじゅんふじゅんしゅには理由説明りゆうせつめいと環境改善かんきょうかいぜんの両面りょうめんで対応たいおうし、指示しじは雑談ざつだんと区別くべつし、良よい行動こうどうは皆みなの前まえでほめて承認しょうにんする。
Address SOP non-compliance through both explaining reasons and improving the work environment; separate instructions from chat and praise good actions in public.
ハラスメントは加害者かがいしゃの無自覚むじかくや被害者ひがいしゃの相談そうだんしにくさから表面化ひょうめんかしにくいため、職長しょくちょうが感情的かんじょうてきな叱責しっせきを慎つつしみ相談そうだんしやすい職場しょくばをつくる。
Because harassment is hidden by perpetrators' lack of awareness and victims' hesitation to speak up, foremen must avoid emotional scolding and build an open workplace.

Word	Meaning
情報伝達じょうほうでんたつ・復唱ふくしょう	information communication, repeating back
文化的背景ぶんかてきはいけい・雇用形態こようけいたい	cultural background, employment type
不遵守ふじゅんしゅ・自己流じこりゅう	non-compliance, self-styled way
意欲いよく・承認しょうにん	motivation, recognition/approval
表面化ひょうめんか・加害者かがいしゃ・被害者ひがいしゃ	surfacing, perpetrator, victim

Basics of Process Management

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Official references

厚生労働省・OTAFF 飲食料品製造業特定技能2号技能測定試験学習用テキスト — https://otaff.or.jp/tokutei/insyoku-2/materials/